Het belang van het opschonen van jouw e-mail database

Hogere afleverkwaliteit
Voorkomen van spam
Lager bouncepercentage
Hogere respons

E-mailvalidatie en heractivatie

Het belang van het opschonen van jouw e-mail database

Is e-mailmarketing een belangrijk onderdeel van jouw marketingstrategie? Dan is het belangrijk om het adressenbestand regelmatig op te schonen. Je verwijdert hierbij de inactieve e-mailadressen uit het bestand. Nu zal je misschien denken: “Is dit wel echt nodig?” Je hebt alle adressen in het bestand ten slotte met veel moeite verzameld. Toch is het een essentieel onderdeel in e-mailmarketing. In dit blogartikel leggen wij je uit waarom.

Wanneer je e-mails verstuurt naar adressen van mensen die niet (meer) op jouw nieuwsbrief zitten te wachten gaat de afleverkwaliteit van alle verstuurde e-mails omlaag. Dit kan ervoor zorgen dat jouw nieuwsbrieven in de spamfolder terechtkomen, ook bij mensen die wel op jouw e-mails reageren. Hoe hoger de kwaliteit van de adressen in je database, hoe beter dit is voor de deliverability; het aankomen van jouw e-mails in de inbox van de ontvanger. De inactieve adressen moeten dus uit de lijst worden verwijderd. Maar hoe doe je dit zo zorgvuldig mogelijk? Neem hiervoor de volgende stappen:
 

Stap 1

 Verwijder de niet valide e-mailadressen

Niet valide e-mailadressen zijn adressen waar geen e-mailaccount aan gekoppeld is. Deze komen in jouw e-mailbestand terecht door typfouten, of doordat iemand een niet bestaand e-mailadres opgeeft. Wanneer hier naartoe wordt gemaild zorgen deze adressen voor een hard bounce. Mailbox providers zoals Gmail en Hotmail blokkeren bij hoge bouncepercentages het afleveren van jouw e-mails, of zullen de verstuurde e-mails in de spamfolder van de ontvanger plaatsen. Niet valide adressen moeten dus worden verwijderd.

Om jouw adressenbestand te ontdoen van niet valide e-mailadressen kan een tool worden gebruikt die het hele bestand in één keer valideert. 

Vraag ons naar de mogelijkheden

Stap 2

 Verwijderen van role-based e-mailadressen

Role-based e-mailadressen zijn algemene adressen die vaak door meerdere personen in een organisatie worden gebruikt, zoals info@-adressen. Uit de praktijk blijkt dat het lastig is om relevant te zijn voor dit soort e-mailadressen, waardoor je de kans loopt om als spam aangemerkt te worden. Info@-adressen worden ook vaak gebruikt door spammers, omdat de meeste bedrijven over een info@-adres beschikken. Aangemerkt worden als spam is heel slecht voor jouw reputatie als verzender. Om de kwaliteit van jouw adressenbestand te waarborgen kunnen deze adressen het beste worden verwijderd.

Voorkomen van spamtraps

Oude ongebruikte mailadressen kunnen door providers en anti-spamorganisaties gebruikt worden als zogenoemde spamtraps: Dit zijn oude mailadressen die door de mailprovider zijn uitgeschakeld en worden gemonitord op binnenkomende mails. De mailprovider gaat er van uit dat elke nog binnenkomende mail op dit adres spam is, omdat het adres al langere tijd geen mails meer accepteert. Aangekochte lijsten kunnen veel spamtraps bevatten, omdat deze vaak mailadressen bevatten die in bulk zijn verzameld. Op deze wijze proberen mailproviders spammers tegen te gaan. 
 

Stap 3

 Onderscheid maken tussen actieve en niet actieve e-mailadressen

Actieve e-mailadressen zijn adressen waarvan de ontvanger in het laatste half jaar minimaal één keer jouw mail heeft geopend. Als een adres langer dan een jaar geen activiteit heeft getoond is deze aan te merken als inactief. Hierin is onderscheid te maken in ‘nooit actieve’ adressen en ‘chronisch inactieve’ adressen. Nooit actieve adressen hebben na de aanmelding nooit activiteit laten zien. ‘Chronisch inactieve’ adressen zijn na enige tijd actief te zijn geweest gestopt met het openen van jouw e-mails. Mailbox providers beoordelen de kwaliteit van mailings op de open-ratio en engagement. Inactieve mailadressen hebben een slechte invloed op deze waarden en moeten dus uit het adressenbestand worden verwijderd, of opnieuw actief worden gemaakt.

Tip: Kijk bij het bepalen van ‘chronisch inactieve’ adressen goed naar de customer journey. Hoe vaak heeft de ontvanger jouw product/dienst nodig en kun je dus een aankoop verwachten? Op basis hiervan kan een tijdschema worden gemaakt wanneer een adres moet worden aangemerkt als inactief.
 

Stap 4

 Opnieuw activeren van inactieve e-mailadressen

Veel bedrijven staan niet te springen om alle inactieve mailadressen zomaar te verwijderen. Logisch: Er is veel geïnvesteerd in het opbouwen van het adressenbestand. Klakkeloos verwijderen is echter niet nodig. Je kunt actie ondernomen om de adressen opnieuw te activeren, met een win-back strategie.

Win-back strategie voor ‘nooit actieve’ adressen
De ‘nooit actieve’ adressen benader je met een ‘laatste kans’-mail, waarin je de ontvanger probeert te overtuigen om zich opnieuw in te schrijven voor de nieuwsbrief. Toon in de mail een duidelijke optie om uit te schrijven, om onnodige frustratie te voorkomen. Er kan ook om feedback worden gevraagd, waarmee je de toekomstige mailings nog relevanter kunt maken voor de ontvanger. Wordt er niet gereageerd? Schrijf het adres dan uit na een ruime vooraf vastgestelde periode.

Heractivatie campagne

 Win-back strategie voor ‘chronisch inactieve’ adressen

De ‘chronisch inactieve’ adressen verdienen een campagnematige aanpak. Deze adressen waren ten slotte ooit geïnteresseerd in jouw nieuwsbrieven en zijn misschien opnieuw te activeren met het juiste aanbod. Voor deze campagne maak je meerdere mails, die je op verschillende momenten verstuurt:
  1. De herinneringsmail; waarin je de ontvanger persoonlijk wijst op alle voordelen van jouw product/dienst.
  2. De trigger mail; waarin je met een actie de ontvanger probeert te overtuigen een aankoop te doen.
  3. De feedback mail; waarin je de ontvanger persoonlijk vraagt wat hem/haar interesseert.
  4. De ‘laatste kans’-mail; waarin je de ontvanger probeert te overtuigen om deel te nemen aan een actie, met een duidelijke mogelijkheid om uit te schrijven.
  5. De uitschrijf mail; waarin je de ontvanger mededeelt dat hij/zij is uitgeschreven, met een mogelijkheid tot opnieuw inschrijven.
Tip: Analyseer de resultaten voortdurend en test verschillende versies. Probeer bijvoorbeeld een andere onderwerpregel, afbeelding, tekst, moment van versturen, etc.
 

Het resultaat

 Meer resultaat met minder adressen

Als de bovenstaande stappen worden uitgevoerd zal de kwaliteit van jouw adressenbestand flink verbeteren. Jouw mails worden hierdoor beter afgeleverd door mailproviders en de mails zullen vaker worden geopend door de ontvangers. Met een goed opgezette win-back campagne kun je inactieve adressen zelfs weer actief maken, wat zorgt voor extra omzet. Wees dus niet bang om afscheid te nemen van inactieve adressen: Met een kwalitatief goede adressenlijst scoor je beter met minder adressen.

Heb je advies nodig bij het opschonen van jouw adressenbestand of hulp nodig bij het opzetten van een heractivatie campagne? Neem gerust contact met ons op. Onze marketeers denken graag met je mee!

Kom in contact met onze marketeers  

Een greep uit ons portfolio

EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst
EveryOffice - Park van de toekomst